Als sociale media aan een vast personeelslid wordt uitbesteed dan is dit meestal iemand die werkzaam is op de communicatiedienst. Dat is ook logisch aangezien deze mensen vaak het meeste expertise hebben. Maar toch zien we ook dat er zelfs daar vaak weinig sturing en strategie is.
De oplossing? Een ‘trekker’ met een ondersteunend team. Klinkt dit wat vaag? Lees zeker verder voor meer verduidelijking.
Een trekker met team
Een trekker is een persoon met knowhow en vooral met zin om sociale media met een visie in te zetten. Hij of zij zorgt voor sturing en strategie. Maar wat nog beter is dan één persoon die de sociale mediakanalen stuurt is de samenwerking met een ‘sociale mediateam.’ Dit team hoeft zich natuurlijk niet fulltime met sociale media bezig te houden. De ideale combo is één persoon, de trekker, verantwoordelijk voor alle kanalen, die bijgestaan wordt door andere sociale media enthousiastelingen uit de organisatie liefst werkzaam op verschillende diensten. Op die manier zorg je voor een leuke mix van input, afkomstig van verschillende werknemers, diensten, afdelingen, achtergronden, interesses, etc… .
Natuurlijk kan de trekker niet alles alleen doen. Daarom is het belangrijk dat het sociale media gebeuren in de organisatie ondersteund wordt en dat iedereen met ideeën komt. De sociale mediareflex aanwakkeren bij meerdere personen is echt belangrijk.
Hoe je dat?
Maak bijvoorbeeld op de wekelijkse vergadering een plaatsje vrij voor sociale media-ideeën, rapporteer er ook de succesjes, of hang ergens een prikbord waar mensen ideetjes kunnen pinnen, letterlijk dan. Je kan dat ook online doen natuurlijk, op websites zoals Trello. De trekker kan dan de persoon zijn die deze ideeën bundelt en tot een mooi geheel omvormt, ondersteund door de strategie.
De sociale mediareflex
Hoe kan je die sociale mediareflex bij je medewerkers aanwakkeren? Enerzijds is het belangrijk dat je vaak communiceert over degevolgen en resultaten van je sociale initiatieven. Geef mee hoeveel live views je had op de laatste uitzending, of hoeveel mensen er extra naar je event zijn gekomen dankzij een aankondiging op sociale media. Als mensen zien dat het frequent inzetten van sociale media leuke effecten heeft zullen ze meer geneigd zijn om volgende keer hun steentje bij te dragen en op zoek te gaan naar leuke ideeën. Anderzijds moet je duidelijk maken dat er geen slechte ideeën zijn. De trekker is er namelijk om de beste ideeën te selecteren en uit te voeren. Formuleer doelstellingen, het is veel makkelijker voor collega’s om mee te denken als ze weten waarvoor je jouw sociale mediakanalen wil gebruiken. (ipv we hebben een Facebookpagina).
Waarom werkt dit nu nog niet overal zo?
Het grootste probleem bij de meeste organisaties is capaciteit (tijd en middelen). Sociale media en het onderhoud daarvan staan niet altijd bovenaan de prioriteitenagenda, waardoor er geen ruimte is om in te zetten op groei. Maar als iedereen zo nu en dan meewerkt, en als je de aandacht vaak vestigt op die goede resultaten zoals hierboven besproken, gaan sociale media sowieso aan belang winnen binnen je organisatie. De deur staat op een kier, duw jij ze verder open?
Waarom dan best een trekker?
Om af te sluiten: Waarom stel je toch best één iemand verantwoordelijk om het sociale media gebeuren te managen?
Constante bereikbaarheid
Als je duidelijk maakt wie verantwoordelijk is, zal er geen onduidelijkheid ontstaan. Maak onder leiding van de trekker duidelijke werkafspraken. Bepaal bijvoorbeeld wie er tijdens de werkuren beschikbaar is om vragen via sociale media te beantwoorden.
Altijd dezelfde tone-of-voice
Maak een tone-of-voice op. Zo wordt alles op dezelfde manier geschreven.. De ene keer ‘u’ en de andere keer ‘jij’ gebruiken, de ene keer zakelijk en de andere keer eerder informeel, … Zo’n inconsistenties vermijd je best.
Goede opvolging
Wanneer je een wedstrijd organiseert of een campagne lanceert, breng dan de trekker en de persoon die de knoppen die dag bedientsteeds op de hoogte van de stand van zaken. Zo vermijd je het irritante antwoord “Ik zoek het even voor je op’ als mensen vragen stellen.
Inzicht in gegevens
Maak iemand verantwoordelijk om de resultaten (cijfers) van jouw sociale mediakanalen in de gaten te houden om zo beter op te volgen wat wel en niet werkt. Dit gaat dan over het aantal ‘vind ik leuks’ volgers, reacties en het bereik. Overleg de resultaten hiervan samen met het sociale mediateam om een beter inzicht te krijgen in wat werkt en niet werkt. Zo kan je samen bepalen op welke kanalen en wanneer moet worden ingespeeld en welke content het goed doet.
Evenwichtige content
Doordat iemand dagelijks bij het sociale mediagebeuren de lead neemt, heeft deze persoon een goed overzicht op de content: is er genoeg afwisseling tussen foto’s, video’s, tekst of links? Zo kan deze persoon ook rekening houden met de 20/80 regel. Men zegt al eens dat je als pagina best maar 20% van je posts over jezelf laat gaan, en 80% dingen post die je community interessant vindt.
The perfect match
Wat is nu de ideale combo? Een trekker die een sociale mediastrategie uitwerkt en stuurt. Daarnaast is het ook de bedoeling dat hij of zij de kanalen onderhoudt, in de gaten houdt, beheert, op de dingen reageert en rapporteert. Deze persoon wordt dan gesteund door een achterban van personeelsleden die met ideeën komen, concepten aanmaken en helpen waar nodig. Op die manier groeien jouw sociale mediakanalen tot één mooi geheel, ondersteund door heel de organisatie.
Werkt er in jouw organisatie een ‘trekker’? Zo ja, wie is dat dan? Of werken jullie met een andere structuur die ook echt wérkt?
Is er bij jullie een plaats waar iedereen zijn of haar ‘contentideeën’ kwijt kan?
We zijn benieuwd! Laat het weten als reactie op dit bericht aub.
