Voor het tweede jaar op rij was Socialemediaburo.be er tijdens de wielerwedstrijd E3 Harelbeke bij om de sociale media te monitoren. We stelden ons daarvoor op binnen het CP OPS, dat is het commandocentrum waar de politie- en andere veiligheidsdiensten samenzitten tijdens de wielerwedstrijd. Monitoren van sociale media tijdens grote evenementen laat je toe om wat er ‘buiten’ leeft ook naar ‘binnen’ te halen. Op die manier kun je eventuele incidenten of eventueel ongenoegen bij bezoekers en buurtbewoners op tijd opvangen en beantwoorden. Door dit te organiseren binnen het CP OPS komen eventuele incidenten onmiddellijk bij de juiste personen terecht.
En dus trokken we vrijdagochtend 23 maart met onze laptop en de software OBI4wan onder de arm richting CP OPS in Harelbeke. Een dag lang volgden we in totaal meer dan 7.000 berichten op die verschenen op de sociale en de online media. Met ons team van Socialemediaburo.be hebben we die indien relevant één van de drie labels gegeven: betekenisgeving, schadebeperking of informatiebehoefte. De berichten die we een label gaven, werden op groot scherm in het CP OPS getoond. Zo werden enkel relevante berichten getoond aan de veiligheidsdiensten.
De E3 Harelbeke editie 2018 verliep gelukkig zonder incidenten, waardoor vooral sportieve berichtjes op de sociale media werden gepost.
Hoe gingen we te werk?
Voor we het monitoren startten, stelden we precieze zoekopdrachten op om de juiste informatie binnen te halen. Zo’n zoekopdracht bevat combinaties van relevante woorden, accounts en hashtags, gerelateerd aan het evenement. We maakten verscheidene zoekopdrachten zoals “E3 Algemeen”, “E3 Incidenten”, “E3 Bereikbaarheid” en “E3 Faciliteiten”. Daarnaast monitorden we ook op “Wat zeggen de renners”.
Die zoekopdrachten vulden zich gedurende de dag geleidelijk aan. In tegenstelling tot de sociale media zelf, is onze monitor-tool OBI4wan niet gevoelig aan een algoritme, waardoor de berichten chronologisch het programma binnenliepen.
We merkten dat het pieken van de berichten op sociale media er iets anders uitzag als vorig jaar. Vorig jaar was er heel wat buzz op de sociale media bij de ploegvoorstelling van de wielerwedstrijd in de voormiddag, daarna vielen de berichten wat weg, tot de uitzending op TV startte. Dit jaar zagen we dat er minder over gepraat werd op de sociale media tijdens de ploegvoorstelling. Na de start van de uitzending haalden we veel berichten binnen met één grote piek in de berichten en dat was bij de aankomst van winnaar Niki Terpstra.
Het viel ons ook weer op dat er heel wat verschillende talen gebruikt werden op de online en sociale media. De koers is een echt internationaal gebeuren en dat zien we ook online. In tegenstelling tot wat eerder gedacht, is niet het Nederlands de overheersende taal, maar het Engels.
In geval van crisis of incident toch wel iets om mee te nemen.
Hebben we hier nu iets uit geleerd?
We hebben geleerd dat monitoren op de sociale en online media noodzakelijk is om een compleet beeld te krijgen van de situatie. In de CP OPS komen op die manier niet alleen telefoonlijnen en allerhande beelden van beveiligingscamera’s binnen, maar ook de signalen vanop de sociale media. Zo heb je nog een krachtiger CP OPS in geval van crisis.
Maar het hoeft niet altijd crisis zijn om de meerwaarde van sociale media te ervaren. Want het monitoren van sociale media biedt ook een meerwaarde voor de wielerliefhebber, die er een tweede scherm bij krijgt. Daarnaast krijgt de bezoeker van het evenement ook het gevoel dat de ‘organisator dichtbij’ is, dat je hem kunt aanspreken, dat de organisator als het ware vanuit de broekzak te bereiken is. En dat zorgt dan weer voor een meer complete ervaring bij de bezoeker.
We zagen heel veel lof over de vlotte organisatie van dit evenement ook verschijnen in de reacties op sociale media en het is natuurlijk heel fijn zo’n berichten te lezen dan vele verzuchtingen of meldingen. Als je als organisatie het gesprek online voert, komt het gesprek ook naar je toe, zo kan je als organisator van evenementen of als gast-stad of politiezone veel positieve organisator-nabij ervaringen meegeven.
Als je als organisatie niet dagdagelijks monitort op sociale media, zijn deze extra ogen op het online dorpsplein steeds meer aanwezig tijdens evenementen.
Hoe kunnen we je helpen?
Wil je ons inschakelen om te monitoren tijdens jouw evenement? Dan kan zeker. Aarzel niet vrijblijvend contact op te nemen.
Wil je als organisatie zelf meer doen met monitoren op sociale media of webcare uitbouwen? Dan is dit groepsaanbod ‘monitoren op sociale media met OBI4wan’ iets voor jou. Start opnieuw op 31/05.
Wil je algemeen méér jouw evenement BOOSTEN met sociale media?
Dan is onze online opleiding ‘BOOST je evenement op de sociale media’ misschien wel iets voor jou? Start op 27/4
Klik hier voor meer informatie!
